Aulas 13 a 16 – Mov. e Armaz. de Materiais I

Administração de Materiais.

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Administração de Materiais – Definição:

São um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições.

Campo de atuação na Empresa:
Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc.

Motivo da existência da Administração de Materiais
“A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total”.

Administração de Materiais moderna:
É conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização:

1) no tempo oportuno:
A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar a falta do material necessário ao atendimento de determinada necessidade da administração;

2) na quantidade necessária:
Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqüências: quantidades além do necessário representam inversões em estoques ociosos, assim como, quantidades aquém do necessário podem levar à insuficiência de estoque, o que é prejudicial à eficiência operacional da organização.

Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situações assinaladas.

3) na qualidade requerida:
Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenções ociosas de capital e oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais, nestas condições podem implicar em paradas de máquinas, defeitos na fabricação ou no serviço, inutilização de material, compras adicionais, etc.

4) e pelo menor custo.

Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica, fornecem, portanto, os meios necessários à consecução das quatro condições básicas alinhadas acima, para uma boa Administração de material.

Decomposição das atividades através da separação e identificação dos seus elementos componentes da Administração de Materiais:
Encontramos as seguintes subfunções:

• Subfunções típicas;
• Subfunções específicas.

1 – Subsistemas Típicos:

1.1- Controle de Estoque;
1.2- Classificação de Material;
1.3- Aquisição / Compra de Material;
1.4- Armazenagem / Almoxarifado;
1.5- Movimentação de Material;
1.6 – Inspeção de Recebimento;
1.7 – Cadastro.

2 – Subsistemas Específicos:

2.1 – Inspeção de Suprimentos;
2.2 – Padronização e Normalização;
2.3 – Transporte de Material.

A integração destas subfunções funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administração de Material e permite a interface com outros sistemas da organização. Assim, quando um item de material é recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro.

Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeção é acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque é informado para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada.

O subsistema de Cadastro também é informado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.

Quando o material é requisitado dos estoques, este evento é comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à baixa física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de ressuprimento. Neste caso, é emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto à organização pelo subsistema de Cadastro.

Após a concretização da compra, o subsistema de Cadastro também fica responsável para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material.

Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de Materiais de qualquer organização.

• As partes componentes desta função dependem:
• do tamanho,
• do tipo e da complexidade da organização,
• da natureza e de sua atividade-fim,
• e do número de itens do inventário.

RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

a) suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento;

b) avaliar outras empresas como possíveis fornecedores;

c) supervisionar os almoxarifados da empresa;

d) controlar os estoques;

e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios aprovados pela direção da empresa;

f) manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc.

g) estabelecer sistema de estocagem adequado;

h) coordenar os inventários rotativos.

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OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E REC. PATRIMONIAIS

A Administração de Materiais tem por finalidade principal:

Assegurar o contínuo abastecimento de artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa.

As empresas objetivam:

Diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado.

Mais especificamente, os materiais:

• Precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitação do produto final.
  
• Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preço de aquisição acessível, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar à empresa um retorno satisfatório do capital investido.

Principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais:

a) Preço Baixo;

b) Alto Giro de Estoques;

c) Baixo Custo de Aquisição e Posse;

d) Continuidade de Fornecimento;

e) Consistência de Qualidade;

f) Despesas com Pessoal;

g) Relações Favoráveis com Fornecedores;

h) Aperfeiçoamento de Pessoal;

i) Bons Registros.

Segue os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais:

a) Preço Baixo – este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade;

b) Alto Giro de Estoques – implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;

c) Baixo Custo de Aquisição e Posse – dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;

d) Continuidade de Fornecimento – é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item;

e) Consistência de Qualidade – a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais;

f) Despesas com Pessoal – obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa – em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final. “As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício com relação aos custos “;

g) Relações Favoráveis com Fornecedores – a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores;

h) Aperfeiçoamento de Pessoal – toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal;

i) Bons Registros – são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.

TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

a) Artigo ou Item – designa qualquer material, matéria-prima ou produto acabado que faça parte do estoque;

b) Unidade – identifica a medida, tipo de acondicionamento, características de apresentação física (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça, quilograma, metro, …. );

c) Pontos de Estocagem – locais aonde os itens em estoque são armazenados e sujeitos ao controle da administração;

d) Estoque – conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado à espera de utilização futura e que permite suprir regularmente os usuários, sem causar interrupções às unidades funcionais da organização;

e) Estoque Ativo ou Normal – é o estoque que sofre flutuações quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqüência de entradas e saídas;

f) Estoque Morto ou Inativo – não sofre flutuações, é estático;

g) Estoque Empenhado ou Reservado – quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida previamente e que por alguma razão permanece temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica;

h) Estoque de Recuperação – quantidades de itens constituídas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso através de desmontagens) etc., sem condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após recuperação, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, após a obtenção de sua condições normais;

i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservíveis – constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inúteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto;

j) Estoque Disponível – é a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso;

k) Estoque Teórico – é o resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento;

l) Estoque Mínimo: é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência ( falta ) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega;

m) Estoque Médio, Operacional: é considerado como sendo a metade da quantidade necessária para um determinado período mais o Estoque de Segurança;

n) Estoque Máximo: é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o Estoque de Segurança;

o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: é a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a análise para ressuprimento do item;

p) Ponto de Chamada de Emergência: é a quantidade que quando atingida requer medidas especiais para que não ocorra ruptura no estoque. Normalmente é igual a metade do Estoque Mínimo;

q) Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ). A continuação das solicitações e o não atendimento a caracteriza;

r) Freqüência – é o número de vezes que um item é solicitado ou comprado em um determinado período;

s) Quantidade a Pedir – é a quantidade de um item que deverá ser fornecida ou comprada;

t) Tempo de Tramitação Interna: é o tempo que um documento leva, desde o momento em que é emitido até o momento em que a compra é formalizada;

u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalização do contrato bilateral de compra até a data de recebimento da mercadoria;

v) Tempo de Reposição, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emissão do documento de compra ( requisição ) até o recebimento da mercadoria;

w) Requisição ou Pedido de Compra – documento interno que desencadeia o processo de compra;

x) Coleta ou Cotação de Preços: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta deverá conter todas as especificações que identifiquem individualmente cada item;

y) Proposta de Fornecimento – documento no qual o fornecedor explicita as condições nas quais se propõe a atender (preço, prazo de entrega, condições de pagamento etc);

z) Mapa Comparativo de Preços – documento que serve para confrontar condições de fornecimento e decidir sobre a mais viável;

aa) Contato, Ordem ou Autorização de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento);

bb) Custo Fixo:- é o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas ( mão-de-obra, despesas administrativas, de manutenção etc. );

cc) Custo Variável – existe em função das variações de quantidade e de despesas operacionais;

dd) Custo de Manutenção de Estoque, Posse ou Armazenagem: são os custos decorrentes da existência do item ou artigo no estoque. Varia em função do número de vezes ou da quantidade comprada;

ee) Custo de Obtenção de Estoque, do Pedido ou Aquisição: é constituído pela somatória de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em função do número de pedidos emitidos ou das quantidades compradas.

ff) Custo Total: é o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisição;

gg) Custo Ideal: é aquele obtido no ponto de encontro ou interseção das curvas dos Custos de Posse e de Aquisição. Representa o menor valor do Custo Total.

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Anexo:
A09_a_A16_mam_gestao-dos-estoques-e-componentes-da-adm-de-mat

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